-  دریافت نامه ها، بخشنامه ها و دستورالعمل های رسیده و تقسیم آن به قسمت های تابع اداره بر اساس اختیارا ت تفویض شده.

- اقدام به منظور مقابله ی نامه ها و تطبیق پیش نویش ها با متن تایپ شده و رفع نواقص آن.

- اقدام به تکثیر بخشنامه ها، دستورالعمل ها و نمونه برگ ها و غیره پس از صدور دستور مقام مربوط با رعایت صرفه جویی

- تطبیق رونوشت با اصل نامه ها و اسناد تأیید و گواهی آن ها.

- دریافت نامه های وارده و صادره به منظور ثبت سیستمی.

- ثبت شماره، تاریخ و خلاصه نامه ها، نام صاحبان آن ها و مقام اقدام کننده.

- ثبت شماره نامه های وارده به منظور پیگیری های بعدی.

- مراقبت در حفظ و نگهداری سیستم.

- تفکیک نامه های صادره و تحویل پیش نویس ها به بایگانی در اسرع وقت.

- همکاری با بایگانی، ماشین نویسی، نامه رسان و خدمتگزار به منظور هماهنگی هر چه بیشتر در انجام امور مربوط.

- ارجاع نامه های وارده به واحدهای اداره در اسرع وقت با نظر مسئول امور اداری

- تحویل نامه ها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و غیره به نامه رسان و خدمتگزار بر اساس تقسیم کار.

- پاسخگویی به سؤالات مراجعان در ارتباط با وظایف محوله.

- انجام سایر امور ارجاعی مربوط در صورت لزوم.