- دریافت نامه ها، پیش نویس ها و سوابق پرونده هایی که باید بایگانی شود از مسئول مربوطه

- تنظیم نامه ها، پیش نویس ها بر اساس شماره کلاسمان

- تعیین پرونده مربوط به هر سابقه و بیرون آوردن آن به منظور جایگزین کردن و ضبط سوابق رسیده در پرونده با رعایت نظم و ترتیب

- تشکیل پرونده های جدید بایگانی بر اساس دستور مسئول مربوط

- مراقبت و نگهداری از سوابق و اوراق موجود در بایگانی و خودداری از تحویل دادن آن به اشخاص غیر مجاز

- آماده نمودن پرونده یا سابقه درخواستی بر طبق دستور مسئول مربوط و تحویل آن به درخواست کننده با اخذ رسید

- پیگیری لازم جهت اعاده سوابق و پرونده هایی که برای اقدام از بایگانی خارج می شود

- تنظیم و نگهداری برگه های رسیده بر حسب تاریخ

- رسیدگی و برگ شماری و لاک ومهر نمودن پرونده و سوابقی که به سایر ادارات و موسسات و سازمان های دولتی فرستاده می شود برابر ضوابط

- رسیدگی به پرونده ها به نحو مطلوب و جلوگیری از آسیب های احتمالی از قبیل نور آفتاب، رطوبت، گرد و خاک و آتش سوزی و غیره.

- اعلام به موقع درخواست ملزومات، وسایل و لوازم التحریر مورد نیاز به مسئول مربوط

- تهیه پیش نویس مکاتبات و گزارش های لازم

- پاسخگویی مناسب به تماس های تلفنی و سئوالات حضوری مراجعان در چهار چوب وظایف مربوط به پست مورد تصدی

ـ انجام دادن سایر امور مربوط در صورت لزوم